În primele ore după pierderea unei persoane dragi, familia se confruntă nu doar cu durerea, ci și cu o serie de formalități care trebuie rezolvate rapid și în ordinea corectă. Acest ghid îți explică, pas cu pas, ce acte îți trebuie la un deces, de unde le obții și în ce termene, ca să treci prin proces fără stres suplimentar.
Pasul 1: Constatarea decesului și certificatul medical constatator
Primul document oficial este certificatul medical constatator al decesului. El se eliberează diferit, în funcție de locul unde a survenit decesul:
- Dacă decesul a avut loc în spital, certificatul este întocmit de medicul din unitatea sanitară.
- Dacă decesul a avut loc acasă, trebuie să chemi medicul de familie sau, în afara programului, serviciul de ambulanță ori medicul de gardă, care constată decesul. În cazul unei morți subite sau suspecte, se anunță poliția, iar corpul poate fi trimis la medicina legală.
Certificatul medical constatator conține datele decedatului, data și cauza decesului și trebuie să poarte număr de înregistrare, semnătura și parafa medicului, precum și ștampila unității sanitare. Cauza decesului se scrie cu majuscule, fără prescurtări.
Sfat important: fă imediat mai multe fotocopii după acest certificat. Originalul va fi reținut de ofițerul de stare civilă la înregistrarea decesului, iar ulterior nu se mai pot obține copii după el.
Pasul 2: Declararea decesului la starea civilă
Cu certificatul medical constatator, mergi la Serviciul de Stare Civilă din cadrul primăriei localității unde a survenit decesul. Declararea se face verbal și poate fi făcută de oricare membru al familiei sau, în lipsa acestora, de orice persoană care are cunoștință despre deces.
Termenul legal pentru declararea decesului este de 3 zile de la data încetării din viață. În acest termen nu se socotește ziua decesului. Dacă decesul se datorează unui accident, unei sinucideri sau altei cauze violente, este nevoie și de o dovadă de la poliție sau parchet, iar termenul de declarare se calculează de la data eliberării certificatului medical constatator.
Ce acte duci la starea civilă
- Certificatul medical constatator al decesului, în original.
- Actul de identitate al decedatului, în original (va fi reținut și anulat).
- Certificatul de naștere și certificatul de căsătorie ale decedatului, după caz.
- Actul de identitate al persoanei care declară decesul.
- Livretul militar sau adeverința de recrutare, pentru persoanele care aveau obligații militare (de regulă bărbați sub 60 de ani).
- Dovada de la poliție sau parchet, în cazul deceselor din cauze violente.
Dacă nu poți prezenta actul de identitate sau certificatele de stare civilă ale decedatului, vei da o declarație scrisă în care explici motivul și menționezi datele de stare civilă ale persoanei decedate.
Pasul 3: Certificatul de deces și adeverința de înhumare
Pe baza documentelor depuse, ofițerul de stare civilă întocmește actul de deces și eliberează certificatul de deces. În multe primării, acesta se eliberează chiar în aceeași zi. Certificatul de deces este documentul central de care vei avea nevoie în toate demersurile ulterioare: înmormântare, ajutor de deces, succesiune, închiderea conturilor și contractelor.
Împreună cu certificatul de deces, ofițerul poate elibera și adeverința de înhumare sau de incinerare. Aceasta se predă administrației cimitirului, în cazul înhumării, sau crematoriului, în cazul incinerării. Adeverința se eliberează într-un singur exemplar, așa că păstreaz-o cu grijă.
Pasul 4: Organizarea înmormântării
Cu certificatul de deces și adeverința de înhumare, poți continua cu organizarea propriu-zisă a înmormântării. Aici intervine firma de servicii funerare, care se poate ocupa de:
- ridicarea și transportul decedatului;
- pregătirea corpului și îmbrăcarea;
- sicriul, crucea, coroanele și celelalte accesorii;
- capela pentru priveghi;
- rezervarea locului de veci și săparea gropii, în cazul înhumării;
- coordonarea cu preotul pentru slujba religioasă.
Multe firme funerare oferă pachete complete și se pot ocupa inclusiv de o parte dintre formalități, ceea ce ușurează mult sarcina familiei în aceste momente grele.
Documente necesare pentru locul de veci
Dacă familia deține deja un loc de veci, sunt necesare actul de concesiune și, uneori, o dovadă a plății taxelor de întreținere la administrația cimitirului. Dacă nu există un loc de veci, acesta trebuie concesionat de la administrația cimitirului sau de la primărie, contra unei taxe care variază în funcție de localitate și de tipul cimitirului.
După înmormântare: ce alte demersuri urmează
Odată încheiată înmormântarea, mai rămân câteva formalități administrative importante:
- Ajutorul de deces – se solicită la casa de pensii sau la angajator, pe baza certificatului de deces.
- Succesiunea (dezbaterea moștenirii) – se face la notar, de regulă în termen de un an, pentru a evita taxe suplimentare.
- Radierea din evidențe – anunțarea băncii, a furnizorilor de utilități, a casei de sănătate și, dacă e cazul, a angajatorului.
- Pensia de urmaș – dacă există soț supraviețuitor sau copii minori, aceștia pot avea dreptul la o pensie de urmaș.
Cazul special: deces survenit în străinătate
Dacă persoana a decedat în străinătate, înhumarea sau incinerarea în România se face pe baza certificatului de deces emis de autoritățile străine, însoțit de traducere legalizată, precum și a adeverinței de înhumare eliberate de primăria localității unde va avea loc înmormântarea. Repatrierea corpului implică pași suplimentari, pe care îi tratăm într-un ghid separat.
Cât durează fiecare pas
Mulți oameni sunt surprinși să afle că, dacă totul este în ordine, formalitățile de bază se pot rezolva rapid. Certificatul medical constatator se eliberează, de obicei, în ziua decesului sau a doua zi. Declararea la starea civilă și eliberarea certificatului de deces se pot face, în multe primării, în aceeași zi. Practic, în una-două zile poți avea toate documentele necesare pentru înmormântare, cu condiția să ai actele decedatului la îndemână.
Întârzierile apar cel mai des atunci când lipsesc actele de identitate sau certificatele de stare civilă ale decedatului, sau când decesul s-a produs în circumstanțe care necesită implicarea poliției sau a parchetului.
Ce faci dacă lipsesc documentele decedatului
Se întâmplă frecvent ca familia să nu găsească toate actele persoanei decedate. Nu intra în panică. Legea prevede o soluție: dacă nu poți prezenta actul de identitate sau certificatele de stare civilă, vei da o declarație scrisă în care explici motivul lipsei și menționezi datele de stare civilă ale decedatului. Ofițerul de stare civilă va putea, în multe cazuri, să verifice datele în sistemul de evidență a persoanelor.
Documente de care vei avea nevoie mai târziu
Dincolo de înmormântare, certificatul de deces îți va fi cerut în numeroase situații administrative. Iată unde vei avea nevoie de el, ca să știi câte copii să pregătești:
- la casa de pensii sau la angajator, pentru ajutorul de deces;
- la notar, pentru dezbaterea succesiunii;
- la bancă, pentru conturile decedatului;
- la furnizorii de utilități, pentru închiderea sau transferul contractelor;
- la casa de sănătate și la alte instituții, pentru radierea din evidențe;
- pentru eventuala pensie de urmaș a soțului supraviețuitor sau a copiilor.
De aceea, recomandarea de a face din start mai multe copii nu este exagerată – îți va economisi multe drumuri.
Rolul firmei funerare în formalități
Un aspect care ușurează mult povara familiei este că multe firme de servicii funerare oferă asistență pentru formalități. Ele pot prelua o parte dintre demersuri, pot ghida familia prin proces și pot coordona cu autoritățile, cu cimitirul și cu preotul. Când alegi o firmă, întreabă concret în ce măsură te poate ajuta administrativ – este un serviciu valoros, mai ales în primele zile, când durerea face dificilă orice sarcină birocratică.
Întrebări frecvente
Cine poate declara decesul?
Declararea decesului poate fi făcută de oricare membru al familiei sau, în lipsa acestora, de orice persoană care are cunoștință despre deces, inclusiv de personalul unității sanitare unde a survenit decesul.
Cât costă eliberarea certificatului de deces?
Eliberarea certificatului de deces de către starea civilă este gratuită. Costuri pot apărea doar pentru eventuale duplicate sau traduceri, în cazuri speciale.
Ce fac dacă am pierdut certificatul de deces?
Se poate elibera un duplicat, la cerere, de la starea civilă a primăriei unde a fost înregistrat decesul, membrilor familiei sau altor persoane îndreptățite.
Este obligatoriu certificatul de deces pentru înmormântare?
Da. Fără certificatul de deces (și, după caz, adeverința de înhumare sau de incinerare), înmormântarea nu poate avea loc în mod legal.
De reținut
Ordinea corectă este simplă: mai întâi certificatul medical constatator, apoi declararea la starea civilă în 3 zile, apoi certificatul de deces și adeverința de înhumare, iar la final organizarea înmormântării. Fă din timp copii după certificatul de deces, pentru că îți va fi cerut în multe locuri. Iar dacă ai nevoie de ajutor cu formalitățile și organizarea, o firmă de servicii funerare din orașul tău te poate sprijini la fiecare pas.